Règlement intérieur

Préambule :

AMAP ERMONT RÈGLEMENT INTÉRIEUR

Le règlement intérieur a pour objet de préciser les statuts de l'association « AMAP ERMONT », sise à Ermont (95120).

Toute personne adhérant à l'association s'engage à prendre connaissance de ce règlement intérieur et à le respecter.

1 - Objet de l'AMAP d'Ermont

Cette association a pour objet :

• ● de maintenir et de promouvoir une agriculture paysanne de proximité écologiquement saine, socialement équitable et solidaire, exempte de pesticides non biologiques,

• ● de soutenir les acteurs locaux ou en circuit court œuvrant pour le maintien de l'agriculture paysanne et la distribution de produits sains et équitables,

• ● de favoriser les rencontres et les échanges humains et promouvoir les initiatives locales.

Cela se fait :

• ● Principalement en réunissant un groupe de consommateurs autour de paysans locaux ou en circuit court et la vente directe par souscription des produits de ces paysans selon les modalités définies dans le règlement intérieur.

• ● Par un partenariat actif et solidaire avec les épiceries et commerces de proximité ou en circuit court.

• ● Par l'organisation de rencontres et visites sur leurs exploitations.

• ● Par tout autre moyen d'action pour remplir son objet.

2 - Adhésion

Pour toutes les demandes d'adhésion, une rencontre entre des membres du collège solidaire et le nouvel adhérent et une invitation à une soirée de distribution des produits permettront d'expliquer le fonctionnement de l'AMAP et permettront de faciliter l'intégration du nouvel adhérent.

Pour les membres actifs, l'adhésion individuelle annuelle est fixée annuellement en assemblée générale et permet à l'association d'avoir un fond de caisse pour son fonctionnement. L'adhésion doit obligatoirement être payée par tous les membres actifs avant la signature d'un contrat d'engagement AMAP, y compris pour une adhésion en cours d'année, et reste acquise à l'association

Le formulaire est disponible sur le site Internet de l'AMAP https://ermont-notre-amap.webnode.fr/.

3 - Engagements de l'adhérent

Chaque membre de l'association :

• ● Doit lire et accepter le présent règlement de l'association

• ● Devient partenaire des paysans et signe un contrat définissant le prix et les quantités avec

l'agriculteur ou le producteur qui lui garantit un achat de sa production.

• ● Communique en toute franchise ses remarques, ses questions ou ses insatisfactions directement auprès du collège solidaire par l'intermédiaire de l'un de ses membres, pour que le collège solidaire puisse examiner collectivement si des explications ou des améliorations sont possibles.

• ● Partage ses idées et ses initiatives avec les producteurs et les autres partenaires afin d'améliorer le fonctionnement du projet.

• ● Doit payer à l'avance, par saison, sa part de production pour les contrats à engagement saisonnier. L'ensemble des chèques libellés au nom de l'agriculteur ou du producteur est remis en début de saison au trésorier de l'AMAP.

• ● Doit payer à la livraison, les commandes ponctuelles : porc, miel, Collectif Percheron (épicerie et crèmerie), huile, etc.

• ● Doit tenir régulièrement la permanence pour : (minimum 2 fois par semestre).

o la réception des légumes, œufs, pains (de 16h à 17h) ou autres produits (14h30 à 16h30). Les adhérents chargés de la permanence aident le producteur à disposer les denrées et affichent la composition du panier ou les préparent en fonction des

produits livrés.
o La distribution : accueillir les participants, assurer la distribution  puis le rangement et le nettoyage du local.

Un planning de ces permanences sera établi par le responsable de distribution.

• Vient retirer son panier sur le lieu de la distribution aux jours et heures fixés. En cas d'empêchement (retard, vacances, etc.), le panier peut être remis à une tierce personne désignée par l'Adhérent et dont le nom est communiqué au responsable de la distribution. Les paniers non distribués sont remis à l'Épicerie Sociale d'Ermont. Ne pas oublier de venir avec son sac, l'agriculteur ne fournit pas les paniers.

• ● Accepte la totalité des produits du Producteur. Les adhérents peuvent cependant s'entendre pour échanger entre eux certains légumes.

• ● Accepte l'aléa de production. Les adhérents de l'AMAP reconnaissent que les intempéries, les ravageurs et les maladies font partie intégrante de l'agriculture et peuvent nuire à la récolte. Ils acceptent d'assumer ces risques, sachant qu'ils recevront leur juste part de la récolte de la saison et bénéficieront à l'occasion de l'abondance d'une récolte ultérieure.

4 - Engagements du producteur partenaire

• ● Produire selon des méthodes d'agriculture biologique, labellisées par ECOCERT, pour les producteurs BIO.

• ● Pour les légumes : produire une diversité de légumes pour composer des paniers variés. Communiquer sur les variétés des cultures, sur l'évolution des productions et des récoltes.

• ● Livrer ou faire livrer les produits au jour, sur le lieu et à l'heure dits en fonction des accords passés.

• ● Garantir une part de récolte juste et équitable. Les récoltes les moins abondantes, du fait notamment de l'aléa climatique, seront compensées par les récoltes plus fructueuses des mois suivants.

• ● Prévenir l'AMAP en cas de problèmes exceptionnels qui affecteraient la livraison ou toute activité, par exemple problème climatique grave, maladie, etc.

• ● Être disposé à expliquer son travail aux adhérents de l'AMAP, qu'il pourra notamment accueillir sur son exploitation lors de visites.

• ● Prendre en compte les remarques et les besoins des adhérents de l'AMAP,

• ● En cas de défaillance du producteur, celui-ci s'engage à proposer une solution pour assurer la

  distribution des paniers ou rembourser aux adhérents les sommes restantes.

5 - Contrats avec les producteurs

Un adhérent est le référent pour un producteur et est responsable d'entretenir le lien avec ce dernier. Il sera son interlocuteur privilégié. Il assure la gestion des contrats d'engagement (AMAP) entre les adhérents et le producteur (réception, distribution et règlement).

6 - Démission de contrat « panier » en cours de saison

Si un adhérent, pour des raisons exceptionnelles, devait se désister de son engagement, il devra

• ● Trouver un arrangement avec un autre adhérent ou un nouvel adhérent pour le remplacer. Le nom du remplaçant devra être communiqué au bureau de l'AMAP.

• ● Aucun remboursement ne sera effectué.

• ● Toutefois, le Collège Solidaire, s'il le peut, mettra tout en œuvre pour apporter son aide à

  l'adhérent démissionnaire.

7 - Gestion de l'association : Le collège solidaire Composition :

L'association est dirigée par un collège solidaire dont les membres sont sur le même pied d'égalité : chacun des membres est ainsi coprésident(e) de l'association.

L'élection des membres du collège solidaire se fait au cours de l'assemblée générale annuelle.

Organisation du collège solidaire :

Les membres du collège solidaire choisissent en leur sein, chaque année, au scrutin secret ou à main levée si 50% des membres le demandent, des membres administratifs ayant des tâches précises :

• ● Un(e) coprésident(e) ayant la fonction de président

• ● Un(e) coprésident(e) ayant la fonction de secrétaire

• ● Un(e)e coprésident(e) ayant la fonction de trésorier

Le collège solidaire peut désigner un suppléant à tous ces postes. En cas de défaillance d'un des membres, il sera procédé à son remplacement lors du prochain collège solidaire.

Les décisions sont prises de façon collégiale par avis des membres présents et des souhaits exprimés par les absents. Les réunions font l'objet d'un compte-rendu.

Toutefois les décisions courantes peuvent être prises par un ou plusieurs membres du collège solidaire.

Missions du collège solidaire :

• - Garantir le fonctionnement démocratique

• - Garantir que les actions menées soient bien conformes à l'objet de l'association.

• - Vérifier le paiement de l'adhésion à l'association par chaque membre de l'association.

• - Assurer la coordination entre adhérents et producteurs et garantir la bonne gestion et distribution des produits

• - Prendre en charge l'animation, l'information, la communication, les relations, la promotion et le développement de l'association

• - Assurer la gestion comptable et financière

• - Proposer le montant de la cotisation annuelle à l'association

• - Contracter une assurance responsabilité civile

Réunion du collège solidaire :

Le collège solidaire se réunit autant de fois que nécessaire. Les réunions font l'objet d'un compte rendu. Ces comptes rendus seront accessibles à tout adhérent sur simple demande.

Les membres du collège solidaire et les membres actifs sont convoqués par courrier ou courriel, 15 jours au moins avant la date fixée de la réunion.

Les membres administratifs du collège solidaire composent le bureau élargi.

Toutefois les décisions courantes peuvent être prises par un bureau composé des membres administratifs (président, trésorier et secrétaire, responsables de distribution et communication).

Réception et distribution des légumes et différents produits alimentaires :

Les responsables de la coordination de la réception et distribution s'assurent de la présence de 2 à 4 adhérents à tour de rôle lors de la permanence. L'adhérent de service le jour de la distribution s'assure

de :

• ● La mise en place des produits avec le(s) producteur(s)

• ● L'affichage de la composition des paniers et d'informations sur les produits livrés

• ● L'émargement

• ● La distribution de documents (lettres, infos diverses, recettes...)

• ● La récupération effective de toutes les commandes

• ● La restitution éventuelle des emballages réutilisables par les producteurs.

• ● Faire remonter les questions, propositions ou bilan au responsable de distribution.

• ● Du rangement et du nettoyage du lieu de distribution.

Il est conseillé de prévoir un sac isotherme pour récupérer les produits frais.

Il est important qu'il n'y ait pas d'échanges d'argent sur le lieu de distribution hors commandes définies par les contrats avec les producteurs.

Dans le cas par exemple des producteurs de viande, poisson, miel, Collectif Percheron, etc., le paiement se fera à la livraison.

8 - Gestion comptable et financière

Les adhérents s'engagent financièrement sur une saison en fonction des produits.

Si le contrat le définit, ils effectuent au nom de chaque producteur un prépaiement des commandes. L'objectif est de permettre au(x) producteur(s) d'organiser sa saison de production et de disposer d'un fonds de roulement pour soutenir leur activité ou d'une trésorerie suffisante pour réaliser ses investissements ou s'acquitter de certaines dépenses.

Les paiements peuvent être réalisés en plusieurs fois à des échéances fixées par les référents des producteurs concernés.

En cas de commandes ponctuelles, les paiements sont réalisés à la réception ou à une date précisée par le référent en contact avec le producteur.

La gestion est assurée par :
Le trésorier de l'association qui a pour mission les tâches suivantes :

- collecter les chèques d'adhésion à l'association pour le versement sur un compte au nom de l'association et gérer la trésorerie de l'association: cahier de comptabilité (recettes, dépenses), bilan, budget prévisionnel. L'exercice comptable va du 1er septembre au 31 août de chaque année.

• - rendre compte au collège solidaire de l'état des finances

• - émettre un avis sur des activités ayant des répercussions financières.

- remettre les chèques au producteur selon les modalités établies.

Le référent du producteur a pour mission :

- de s'assurer du paiement à chaque échéance du contrat.